Pre-event (T-30 đến T-1)
Logistics
- Đặt hội trường phù hợp sức chứa + chiều cao trần (cho LED wall)
- Backup phương án khi mưa/ngập (nếu sự kiện ngoài trời một phần)
- Lịch trình chi tiết theo phút cho ngày event
- Phân công role cho team — ai phụ trách gì, hot line khẩn cấp
- Run-through đầy đủ ngày T-1 với cả speaker
Khách mời
- Hệ thống đăng ký online 30 ngày trước
- Email reminder T-7 và T-1
- QR code check-in tránh xếp hàng
- Badge in sẵn theo nhóm VIP / Speaker / Sponsor / General
- Phòng VIP riêng cho speaker và partner cấp cao
Hậu cần
- Catering: tea break giữa session, lunch buffet
- Diet đặc biệt (vegetarian, halal, allergies) hỏi trong form đăng ký
- Đồ ăn dự phòng cho ít nhất 110% số đăng ký
- Nước uống bổ sung suốt sự kiện
Event day (T-0)
Sáng sớm
- Đội kỹ thuật đến T-180 phút để test AV, livestream
- Catering set up xong T-90 phút
- Hostess + check-in staff brief T-60 phút
- Speaker arrival check T-45 phút, micro test riêng
Trong sự kiện
- Camera ghi hình toàn bộ (2 angle) — biên tập sau
- Photographer chụp moments: opening, speaker, audience, networking
- Social media post realtime trên kênh H'Zoe + brand sponsor
- Mic kế bên backup luôn sẵn sàng
- Theo dõi bình luận livestream nếu có
Cuối ngày
- Tháo dỡ trong 1-2 giờ — đội đã chuẩn bị sẵn
- Inventory thiết bị thuê — không thiếu hỏng
- Khảo sát hậu sự kiện gửi ngay qua email
Post-event (T+1 đến T+30)
- Cảm ơn email gửi T+1, kèm photo highlights
- Video edit và publish T+7
- Báo cáo tổng hợp gửi sponsor T+14: số khách, demographic, NPS, media coverage
- Tổng kết nội bộ team — bài học rút ra cho event tiếp theo
Lưu ý cuối
Checklist trên 47 mục là cốt lõi cho hội nghị 300 khách. Hội nghị 800+ khách cần checklist 80-100 mục. Quy mô càng lớn, mỗi chi tiết bỏ sót càng đắt giá.